GoBD-konform mit Odoo - was deutsche KMU wirklich umsetzen müssen

Was bedeutet GoBD?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Das Regelwerk bildet den rechtlichen Rahmen für die Verwaltung und Speicherung digitaler Finanzdaten in Deutschland und gilt für alle IT-Systeme, die steuerrelevante Daten direkt oder indirekt erfassen oder verarbeiten.

Ziel der GoBD ist es, Rückverfolgbarkeit, Prüfbarkeit und Unveränderlichkeit von Finanzunterlagen sicherzustellen. Nach GoBD korrekt erfasste elektronische Belege sind Papierdokumenten rechtlich gleichgestellt.

Die sechs Grundsätze im Überblick

Die GoBD schreiben kein konkretes System und kein bestimmtes Format vor. Stattdessen definieren sie sechs Grundsätze, die jede Buchhaltungslösung umsetzen können muss:

1. Datenintegrität und Rückverfolgbarkeit: Steuerrelevante Daten dürfen nicht unbemerkt verändert werden. Änderungen an abgeschlossenen Buchungen müssen mit Zeitstempel protokolliert und im Aktivitätsprotokoll nachvollziehbar sein.
2. Transparenz: Jeder Geschäftsvorfall muss vollständig dokumentiert sein, damit Prüfer Transaktionen in angemessener Zeit nachvollziehen können.
3. Ordnung: Buchhaltungsunterlagen müssen klar strukturiert und systematisch abgelegt sein - idealerweise in einer durchdachten digitalen Ordnerstruktur.
4. Vollständigkeit: Alle relevanten Aufzeichnungen werden lückenlos aufbewahrt. 10 Jahre für Bilanzen, Verträge, Rechnungen und Bestandsdaten; 6 Jahre für Geschäftsdokumente, Kostenvoranschläge und Exportunterlagen. Die Frist beginnt jeweils am Ende des Vorjahres.
5. Termingerechte Buchungen: Bargeldtransaktionen sind täglich zu erfassen, bargeldlose Vorgänge innerhalb von 10 Tagen, Waren- und Kostenrechnungen in der Regel innerhalb von 8 Tagen.
6. Genauigkeit: Aufzeichnungen müssen den tatsächlichen Sachverhalt widerspiegeln und mit den Originalen übereinstimmen.

GoBD-Konformität mit Odoo

Odoo ist inzwischen GoBD-zertifiziert und bringt - insbesondere ab Version 18 - die Funktionen mit, die deutsche Unternehmen für die Umsetzung der GoBD brauchen:

• Prüfpfade: Odoo protokolliert jede Benutzeraktion. Einmal gebuchte Posten lassen sich nicht mehr löschen; jede Änderung wird automatisch mit Zeitstempel festgehalten.
• Übersichtliche Aufzeichnungen: Finanzberichte sind strukturiert organisiert, mit Filter- und Sortierfunktionen für einen schnellen Überblick.
• Datensicherheit: Cloud-Back-ups oder selbstverwaltete Infrastruktur schützen vor Datenverlust und sichern die Vollständigkeit der Finanzdaten.
• Verwaltung des Benutzerzugriffs: Interne Kontrollsysteme mit Zugriffsrechten und Aufgabentrennung sichern Daten gegen unbefugte Zugriffe ab.
• Zugriff für Prüfer: Schreibgeschützte Zugänge ermöglichen sowohl den direkten Zugriff (Z1) als auch den indirekten Zugriff (Z2). Für Z3 lassen sich Daten in XLS, CSV und optional XML exportieren.

Verantwortung bleibt beim Unternehmen

Die GoBD verlangen keine formelle Softwarezertifizierung - die letztendliche Verantwortung für die GoBD-Konformität liegt immer beim Unternehmen selbst. Odoo stellt die Werkzeuge bereit; entscheidend ist, dass Prozesse, Berechtigungen und Belegfluss tatsächlich so konfiguriert sind, dass sie den GoBD-Anforderungen entsprechen.

In der Praxis bedeutet das vor allem: saubere Rollen- und Rechtekonzepte, ein monatlicher Periodenabschluss mit Sperre, eine konsequente Belegablage im Dokumenten-Modul statt im Fileshare - und eine gepflegte Verfahrensdokumentation, die nicht nur in der Schublade liegt.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine fachliche Einordnung, keine Rechtsberatung. Sprechen Sie konkrete Sachverhalte mit Ihrem Steuerberater und ggf. einem Wirtschaftsprüfer ab.