Prüffristen, Wartungsverträge und Abrechnung in einem System
Für Prüf- und Wartungsdienstleister mit 15 bis 80 Mitarbeitern: Brandschutz-Service, Torservice, DGUV-V3-Elektroprüfung, Kälte- und Klimaservice, Hebezeug- und Regalprüfung.
Unabhängige Odoo-Beratung aus Niedersachsen · Festpreis für die Analyse · Bericht gehört Ihnen
Drei Beobachtungen aus dem Betrieb
Die Frist liegt in einer Datei, die einer Person gehört
In fast jedem Betrieb dieser Größe führt eine einzelne Person die Fristenliste. Sie funktioniert, solange diese Person da ist. Fragt ein Betreiber nach dem Nachweis der letzten Prüfung, beginnt die Suche im Ordner — und bei einem Schadensfall wird aus der Suche ein Haftungsthema.
Der Mangel steht auf dem Protokoll und danach nirgends mehr
Der Techniker hat ihn gesehen, fotografiert und aufgeschrieben. Im Büro wird das Protokoll abgeheftet und an den Betreiber geschickt. Ein Angebot entsteht daraus nur, wenn jemand nachfasst. Genau hier verlieren Betriebe planbares Folgegeschäft, das sie bereits bezahlt haben — die Anfahrt war ja schon.
Abgerechnet wird, wenn jemand Zeit hat
Wartungspauschale, Regiestunden und Material liegen in drei Systemen. Die Rechnung geht Wochen nach dem Einsatz raus, die Nachkalkulation gar nicht. Ab 2027 kommt die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung dazu — auf einen Prozess, der schon heute hakt.
Durchgängiger Ablauf
Die Prozesskette
Vom Objekt bis zum Nachweisarchiv. Der Bruch entsteht in fast allen Betrieben an einer einzigen Stelle: beim erfassten Mangel, aus dem kein Angebot wird.
- 01Objekt
- 02Anlage
- 03Prüfplan
- 04Fällige Prüfung
- 05Disposition
- 06Einsatz vor Ort
- 07Protokoll + Mangelerfassung
Verzweigung nach der Mangelerfassung
A · Sofortinstandsetzung
Mangel wird im selben Einsatz behoben und direkt abgerechnet.
B · Mangel → Angebot
Bewerteter Mangel wird zum Angebot, daraus Reparaturauftrag. Hier entsteht das Folgegeschäft, das sonst verloren geht.
- 08Abrechnung
- 09E-Rechnung
- 10Nachweisarchiv
Warum jede Anlagenart eine eigene Fristenlogik braucht
Ein Prüfplan ist selten „einmal im Jahr". Die Frist ergibt sich aus Norm, Herstellerangabe und Gefährdungsbeurteilung, und sie hängt oft an Eigenschaften der einzelnen Anlage. Ein System, das nur ein festes Intervall je Anlagentyp kennt, bildet den Alltag nicht ab.
Tragbare Feuerlöscher
DIN 14406-4, ASR A2.2, BetrSichV
Regelfall alle 2 Jahre Instandhaltung, zusätzlich innere Prüfung und Druckprüfung in eigenen, längeren Zyklen. Verkürzung auf 12 Monate bei Außenbereich, Feuchtigkeit, Staub. Drei parallele Zyklen an einem Objekt.
Brandmeldeanlagen
DIN 14675, DIN VDE 0833
Betreiberkontrollen, vierteljährliche Inspektion und jährliche Instandhaltung greifen ineinander. Verschiedene Beteiligte, ein Nachweis.
Rauch- und Wärmeabzug
DIN 18232, DIN EN 12101-2, VdS 2581
Monatliche Funktionsprobe durch den Betreiber, Fachwartung und jährliche Sachkundigenprüfung. Betreiberpflicht und Dienstleisterpflicht müssen getrennt dokumentiert werden.
Feststellanlagen, Feuerschutzabschlüsse
DIN 14677, Landesbauordnungen, ttz-Richtlinie
Monatliche Betreiberprüfung, jährlich durch Sachkundige. Ein Objekt hat schnell dreistellige Stückzahlen.
Kraftbetätigte Türen und Tore
ASR A1.7, DIN 18650, DGUV Grundsatz 308-006
Schließkraftmessung als Messwert im Protokoll, nicht als Häkchen.
Elektrische Anlagen und Betriebsmittel
DGUV Vorschrift 3, DIN VDE 0100 / 0105-100 / 0701-0702
Fristen aus der Gefährdungsbeurteilung nach TRBS 1201, nicht pauschal. Massenprüfung mit Plakettennummern und Gerätekennzeichen.
Kälte-, Klima- und Wärmepumpenanlagen
F-Gase-Verordnung (EU) 2024/573, DIN EN 378
Intervall hängt vom CO₂-Äquivalent ab: ab 5 t jährlich, ab 50 t halbjährlich, ab 500 t vierteljährlich. Mit Leckage-Erkennungssystem verdoppeln sich die Intervalle. Das Intervall ist also eine Rechnung aus Füllmenge × GWP, kein Feld. Dazu das Anlagenlogbuch.
Regale, Hebezeuge, Leitern
DIN EN 15635, DGUV-Vorschriften, BetrSichV
Anlagen wechseln Standort und Kostenstelle. Die Historie muss mitwandern.
Aufzüge und Fördertechnik
BetrSichV, TRBS 3121
Prüfung durch zugelassene Überwachungsstelle und eigene Wartung laufen parallel und müssen zusammengeführt werden.
Angaben als Orientierung, Stand August 2026. Maßgeblich sind Ihre Gefährdungsbeurteilung, die Herstellervorgaben und das jeweils geltende Landesrecht. Wir bilden Ihre Fristen ab, wir legen sie nicht fest.
Was bleibt liegen?
Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein. Das Ergebnis ist keine Prognose, sondern die Größenordnung Ihres nicht nachverfolgten Folgegeschäfts.
Rechner wird geladen …
Was wir entlang der Kette einrichten
Objekt- und Anlagenstamm
Jede Anlage mit Standort, Objekt, Typ, Seriennummer und Prüfintervall. Grundlage für alles Weitere.
Prüfpläne und Fälligkeiten
Wiederkehrende Prüfungen entstehen automatisch aus dem Intervall. Fälligkeiten sind auf einen Blick sichtbar, nicht in einer Excel-Datei. Prüfpläne und Fälligkeiten einrichten →
Disposition und Einsatz
Termine, Techniker und Fahrten planen. Der Techniker sieht am Einsatz, welche Anlagen zu prüfen sind.
Protokoll und Mangelerfassung
Ergebnis und Mangel werden am Einsatz erfasst und bleiben an der Anlage dokumentiert.
Angebot und Reparaturauftrag
Aus dem Mangel wird ein bewertetes Angebot, daraus ein Auftrag. Offene Mängel bleiben in der Liste, bis sie entschieden sind.
Abrechnung, E-Rechnung, Archiv
Wartungsvertrag wiederkehrend, Instandsetzung nach Aufwand oder Festpreis, Rechnungen strukturiert, Nachweise auffindbar. Abrechnung und Wartungsverträge →
Prüf-App, Handwerker-ERP oder Odoo
| Kriterium | Prüf-App | Handwerker-ERP | Odoo-Lösung |
|---|---|---|---|
| Erfassung vor Ort | Stärkster Punkt: normkonforme Prüfkataloge, offlinefähig, auf den Techniker zugeschnitten | Solide Auftragserfassung mit Zeiten und Material | Erfassung am Einsatz, Prüfkataloge als Vorlage abzubilden |
| Prüffristen und Nachweise | Sehr gut: Fristen, Prüfkataloge und Protokolle sind der Kern des Produkts | Wartungstermine vorhanden, Prüflogik meist einfacher | Intervalle und Nachweise an der Anlage, Aufbau projektabhängig |
| Mangel wird zum Angebot | Mangel dokumentiert, kaufmännische Weiterverarbeitung meist außerhalb | Angebot aus Auftrag gut abgedeckt, Bezug zum Prüfmangel oft lose | Durchgehender Bezug von Mangel über Angebot bis Rechnung |
| Wartungsverträge abrechnen | In der Regel nicht Aufgabe der App | Wiederkehrende Abrechnung meist enthalten | Wiederkehrende Abrechnung und Aufwandsabrechnung in einem Modell |
| Buchhaltung und E-Rechnung | Nicht enthalten | Häufig enthalten oder über Schnittstelle angebunden | Buchhaltung im selben System, strukturierte Rechnungsformate |
| Anpassbarkeit | Klar begrenzt, dafür schnell einsatzbereit | Innerhalb des Branchenmodells anpassbar | Weit anpassbar, verlangt aber Entscheidungen und Pflege |
Was 2027 auf Sie zukommt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — dafür gab es keine Übergangsfrist. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz inländische B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnung ausstellen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz 2026. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.
Ein PDF per E-Mail erfüllt die Anforderung nicht. Verlangt ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD.
Für einen Betrieb Ihrer Größe heißt das: Die Frist ist der 1. Januar 2027, nicht 2028. Und sie trifft einen Abrechnungsprozess, der Wartungspauschale, Regieleistung und Material aus verschiedenen Quellen zusammenführen muss. Wer ohnehin über einen Systemwechsel nachdenkt, hat jetzt den Anlass.
Ablauf der Potenzialanalyse
- 01
Vorgespräch
30 Minuten, kostenfrei. Wir klären Anlagenarten, Anzahl Techniker und die heutigen Systeme.
- 02
Prozessaufnahme
Ein Tag vor Ort oder remote. Wir gehen die Kette von der Fälligkeit bis zur Rechnung mit Ihren Leuten durch.
- 03
Auswertung und Bericht
Etwa eine Woche später: Prozessbild, benannte Brüche, Aufwandsschätzung und Empfehlung zum Vorgehen.
- 04
Entscheidung
Sie entscheiden ohne Bindung, ob und mit wem Sie umsetzen. Der Bericht gehört Ihnen.
Zeitrahmen insgesamt zwei bis drei Wochen. Die Potenzialanalyse kostet 2.900 € netto als Festpreis, unabhängig davon, wie die Empfehlung ausfällt. Entscheiden Sie sich danach für eine Umsetzung mit uns, wird der Betrag vollständig auf das erste Projekt angerechnet.
Förderung
Digitalisierungsvorhaben im Mittelstand sind je nach Bundesland und Vorhaben förderfähig, etwa über den Digitalbonus Niedersachsen, Beratungsförderung des BAFA oder Kredite der KfW. Ob und in welcher Höhe Ihr Vorhaben passt, hängt von Antragszeitpunkt, Betriebsgröße und Programmstand ab. Details auf der Förderübersicht.
Wem die Daten gehören
Sie dokumentieren Prüfungen, die im Schadensfall vor Gericht Bestand haben müssen. Deshalb drei Punkte, die wir vor dem Projekt klären und nicht danach:
Wo die Daten liegen. Odoo läuft wahlweise in der Odoo-Cloud, bei einem deutschen Hoster oder auf Ihrem eigenen Server. Wir empfehlen und betreiben standardmäßig Hosting in Deutschland mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Was passiert, wenn Sie uns nicht mehr wollen. Odoo ist Open Source und läuft auf PostgreSQL. Sie bekommen jederzeit einen vollständigen Datenbank-Dump plus Dateiablage. Es gibt keinen Exportfilter, der Ihnen etwas vorenthält, und keinen anderen Dienstleister, der Ihre Daten nicht übernehmen könnte.
Aufbewahrung. Prüfnachweise werden mit Zeitstempel und Bearbeiter versioniert abgelegt. GoBD-relevante Belege bewahren Sie acht Jahre auf, Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Aufzeichnungen nach der F-Gase-Verordnung mindestens fünf Jahre.
Wann Sie uns nicht anfragen sollten
Sie sind unter zehn Mitarbeiter. Dann ist eine spezialisierte Prüf-App plus eine schlanke Buchhaltung günstiger und schneller. Ein integriertes ERP lohnt sich hier selten.
Ihre bestehende Branchensoftware macht keine Probleme. Ein Wechsel ohne Leidensdruck kostet mehr, als er bringt. Wir raten regelmäßig davon ab.
Sie suchen eine fertige Prüfbranchenlösung von der Stange. Odoo ist eine Plattform. Prüfkataloge, Protokollvorlagen und Fristenlogik werden für Sie eingerichtet. Das ergibt ein System, das genau zu Ihnen passt — aber es entsteht nicht durch Installieren.
Sie brauchen es in vier Wochen. Realistisch sind drei bis sechs Monate bis zum produktiven Betrieb, je nach Anzahl Anlagen und Altdatenbestand.
Häufige Fragen
Bildet Odoo Prüffristen und wiederkehrende Prüfungen ab?
Ja. Anlagen werden als Ausrüstung mit Standort, Objekt und Intervall geführt. Aus dem Intervall entstehen fällige Wartungsaufträge, die in der Disposition sichtbar werden. Individuelle Prüfkataloge werden als Vorlagen hinterlegt.
Was passiert mit dem Prüfprotokoll und der Mangelerfassung vor Ort?
Der Techniker erfasst Prüfergebnis und Mängel am Einsatz. Das Protokoll bleibt am Objekt und an der Anlage hängen, damit es später ohne Suche auffindbar ist. Ein erfasster Mangel kann direkt in eine Sofortinstandsetzung oder in ein Angebot überführt werden.
Können wir aus einem Mangel automatisch ein Angebot erzeugen?
Der Mangel wird mit Leistung, Material und Aufwand bewertet und daraus ein Angebot gebildet. Der Bezug zwischen Mangel, Angebot, Reparaturauftrag und Rechnung bleibt erhalten, sodass offene Mängel nicht unbemerkt liegen bleiben.
Wie funktioniert die Abrechnung von Wartungsverträgen?
Wartungsverträge werden als wiederkehrende Abrechnung geführt, Instandsetzung und Material laufen als separate Position oder separater Auftrag. So ist erkennbar, welcher Umsatz aus Vertrag und welcher aus Folgegeschäft stammt.
Erfüllt Odoo die E-Rechnungspflicht ab 2027?
Odoo erzeugt strukturierte Rechnungen nach EN 16931 in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Damit ist die Ausstellungspflicht abgedeckt, die ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab dem 1. Januar 2028 für alle inländischen B2B-Umsätze gilt. Welches Format Ihre einzelnen Auftraggeber verlangen und über welchen Weg sie es empfangen, klären wir in der Potenzialanalyse anhand Ihrer tatsächlichen Empfängerliste — gerade bei öffentlichen Auftraggebern und großen Betreibern gibt es zusätzliche Portalanforderungen.
Müssen wir unsere bestehende Prüf-App ablösen?
Nicht zwingend. Wenn die App die Erfassung vor Ort gut abdeckt, ist die Frage nur, ob Anlage, Mangel und Auftrag sauber in die kaufmännische Kette übergeben werden. Wir bewerten beide Wege und benennen den Aufwand.
Was kostet die Einführung insgesamt?
Die Potenzialanalyse kostet 2.900 € netto als Festpreis. Für die Umsetzung liegt der übliche Rahmen bei Betrieben Ihrer Größe zwischen 25.000 € und 70.000 € einmalig, abhängig von Anzahl der Anlagenarten, Datenmigration und Anbindung bestehender Systeme. Dazu kommen laufende Lizenz- und Hostingkosten, die sich nach Nutzeranzahl richten. Die belastbare Zahl bekommen Sie im Bericht der Potenzialanalyse — vorher wäre jede Angabe geraten.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir die Zusammenarbeit beenden?
Sie bekommen einen vollständigen Datenbank-Dump und die Dateiablage, jederzeit und ohne gesonderte Vereinbarung. Odoo ist Open Source und läuft auf PostgreSQL, also kann jeder andere Odoo-Dienstleister Ihr System übernehmen. Es gibt keine Formatsperre und keine Vertragsklausel, die Sie an uns bindet.
Wer dahintersteht
Kevin Valentin, Odoo-Berater aus dem Raum Nienburg / Schaumburg. Ich richte Odoo für mittelständische Dienstleistungs- und Handwerksbetriebe in Deutschland ein — mit Schwerpunkt auf Prozessen, die Projekt, Wartung und Handel gleichzeitig abbilden müssen. Sie sprechen im Projekt mit mir, nicht mit einem Accountmanager.
Potenzialanalyse anfragen
Kurz beschreiben, womit Sie heute arbeiten. Antwort in der Regel innerhalb von 24 Stunden an Werktagen.