Qualifizierte elektronische Signatur in Odoo: QES per itsme ab Odoo 20

Drei Stufen der elektronischen Signatur

Die eIDAS-Verordnung der EU unterscheidet drei Stufen elektronischer Signaturen. Alle drei sind rechtlich zulässig, sie unterscheiden sich aber darin, wie stark sie im Streitfall beweisen, dass wirklich die richtige Person unterschrieben hat:

• Einfache elektronische Signatur (SES): Zum Beispiel das Unterschreiben per Maus in einem PDF. Genau diese Stufe erzeugt Odoo Sign bislang. Sie ist rechtlich gültig, im Streitfall kann aber Nachweise erforderlich sein, dass die Signatur vom richtigen Menschen stammt. Odoo sammelt dafür automatisch Hinweise wie E-Mail-Verifizierung, Zeitstempel und Zugriffsprotokolle.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES): Eindeutig der unterschreibenden Person zugeordnet und so abgesichert, dass spätere Änderungen am Dokument erkannt werden.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die höchste Stufe. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift nach eIDAS rechtlich gleichgestellt und setzt eine streng geprüfte Identifizierung der unterschreibenden Person voraus.

Was ist itsme®?

itsme® ist ein digitaler Identitätsdienst, der seinen Ursprung in Belgien hat. Nutzer bestätigen ihre Identität über die App auf dem eigenen Handy, ähnlich wie beim Bezahlen oder beim Login zu Behördendiensten. itsme® war lange nur im Beneluxraum verbreitet, seit Dezember 2025 können sich aber Bürger in allen EU-Ländern, in Großbritannien, Norwegen und Island mit Reisepass oder Personalausweis ein itsme®-Konto anlegen, theoretisch also auch in Deutschland. Odoo Sign unterstützt die Identifikation über itsme® bereits heute, allerdings nur als zusätzliche Absicherung der einfachen Signatur. Die neue Partnerschaft geht einen Schritt weiter: itsme® soll die Identifizierung so stark machen, dass daraus eine vollwertige QES wird.

Was ändert sich in Odoo 20?

Laut der Ankündigung können Unternehmen ab Odoo 20 ihre sensibelsten Dokumente direkt in Odoo Sign mit einer Signatur versehen, die nach der eIDAS-Verordnung einer handschriftlichen Signatur gleichgestellt ist. Der entscheidende Unterschied zu heute: Die QES entsteht im vertrauten Odoo-Umfeld, ohne Wechsel zu einem externen Signaturdienst, ohne Medienbruch und ohne dass das signierte Dokument und die zugehörige Akte in zwei getrennten Systemen liegen. Signaturanfragen, Dokument und Archiv bleiben im ERP.

Was das für deutsche Unternehmen bedeutet

Die eIDAS-Verordnung gilt in allen EU-Mitgliedstaaten, eine QES ist also auch in Deutschland der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. In den Fällen, in denen das Gesetz die Schriftform verlangt, kann die QES die Papierunterschrift ersetzen, zum Beispiel bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses. Das ist der wichtigste Hebel: Solche Prozesse wandern vollständig in das ERP.

Eine Einschränkung sollten Sie aber kennen: Seit Dezember 2025 ist itsme® zwar offiziell in allen EU-Ländern verfügbar, in Deutschland ist der Dienst aber noch kaum verbreitet. Ihre deutschen Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden haben in der Praxis in der Regel keinen itsme-Account. Solange das so ist, ist die neue QES vor allem für Unternehmen interessant, die mit Partnern oder Kunden in Benelux arbeiten. Für rein deutsche Unterschriftenprozesse bleibt abzuwarten, welche weiteren Identifizierungswege Odoo anbieten wird. In Deutschland existiert dafür die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises, eine Anbindung an Odoo ist bislang aber nicht angekündigt. Auch die Preise für qualifizierte Signaturen in Odoo 20 hat Odoo noch nicht genannt. Die reine Identifizierung über itsme® wird heute bereits pro Signatur abgerechnet.

Brauchen Sie überhaupt eine QES?

Meistens nicht. Für Angebote, Aufträge, Offertenbestätigungen, Geheimhaltungsvereinbarungen oder Dienstleistungsverträge reicht die einfache elektronische Signatur, die Odoo Sign ohnehin erzeugt, in der Praxis mit den gesammelten Nachweisen gut brauchbar ist und deutlich günstiger bleibt. Eine QES lohnt sich dort, wo das Gesetz die Schriftform verlangt oder das Risiko besonders hoch ist, etwa bei arbeitsrechtlichen Kündigungen oder sehr sensiblen Verträgen. Übrigens: Rechnungen benötigen keine elektronische Signatur mehr, das Thema E-Rechnung hängt an Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD, nicht an der Signatur. Details dazu in unserem E-Rechnung-Ratgeber.

Was jetzt zu tun ist

1. Neu mit Odoo: Starten Sie direkt mit Odoo 20. Über uns bekommen Sie eine 30-tägige Testversion, die wir gemeinsam passend einrichten, inklusive deutscher Lokalisierung.
2. QES-Bedarf prüfen: Gehen Sie Ihre Prozesse durch und markieren Sie, wo das Gesetz Schriftform verlangt. Nur dort lohnt sich die qualifizierte Signatur, für alles andere reicht Odoo Sign wie bisher.
3. Ältere Versionen: Die QES ist ein Odoo-20-Feature. Wer noch auf Odoo 17 oder älter arbeitet, sollte jetzt die Migration planen, um die Funktion nutzen zu können.

Fazit

Die Partnerschaft von Odoo und itsme® macht Odoo Sign für sensiblere Dokumente ernsthaft nutzbar, ohne den Wechsel zu einem externen Signaturdienst. Für deutsche Unternehmen mit Geschäften in Benelux ist das ab Odoo 20 direkt relevant. Für rein deutsche Prozesse bleibt die Funktion zunächst ein Signal, das wir weiter beobachten: entscheidend wird sein, welche Identifizierungswege für deutsche Unterschriften folgen. Die Richtung stimmt auf jeden Fall, denn Unterschriften gehören in das ERP und nicht in fünf weitere Insellösungen. Alle Neuerungen der Version haben wir in unserem Ratgeber Odoo 20 Neuerungen zusammengefasst.

Quellen: Ankündigung von Odoo und itsme, Odoo Dokumentation: Gültigkeit elektronischer Signaturen